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Office Manager // Hamburg - Vollzeit oder Teilzeit

 m / w / d
Location: 
Hamburg
 | 
Festanstellung
Wir sind CTG Consulting: Unser Fokus als Personalberatungs-Gruppe liegt auf der Direktvermittlung von Fach- und Führungskräften in der digitalen Welt. Wir sind 2011 durch einen Hamburger Company Builder entstanden- eine Gründungsgeschichte, die noch heute unsere Unternehmens-DNA prägt: Wir sind stolz auf unsere kooperative Kultur, lernende Organisation sowie unsere daten-gestützten und intelligenten Recruitingprozesse. Damit wir unseren Kund:innen und Talenten kontinuierlich auf Augenhöhe begegnen, haben wir in der CareerTeam Group mittlerweile neun spezialisierte Agenturen vereint. Unsere Expertise liegt in der Executive Search und unser Fokus auf der Erkennung von "Joined Potential" sowie der Zusammenführung von Bewerber:innen und Unternehmen, die zueinander passen.

Werde zum nächstmöglichen Zeitpunkt Teil unseres Teams an unserem Bürostandort in der Hamburger HafenCity und kümmere dich sowohl eigenverantwortlich als auch im Team um alles, was wir und unsere Mitarbeitenden brauchen. Der Unternehmensbereich Shared Services ist das Herzstück der CareerTeam Group. Mit den Abteilungen Office Management, Accounting, People & Organization, IT & Product sowie Inhouse Consulting, steuern wir einen reibungslosen Ablauf innerhalb unserer Gruppe und unterstützen somit unsere neun spezialisierten Agenturen: alphacoders, BENOMIK, CareerTeam, Findus Finds, Foxio Consulting, Numeris Consulting, PALTRON, Sinceritas und Scalable Talent.

Your tasks

  • Du übernimmst die Verantwortung für die reibungslose Büroorganisation an unserem Bürostandort in Hamburg und unterstützt mit deiner Arbeit das Team in operativen und administrativen Aufgaben und sorgst für einen reibungslosen Tagesablauf
  • Du bist unsere Telefonzentrale und zugleich Post- und Paket-Administration und verantwortest unser Dokumenten-Management inkl. Ablage und Digitalisierung
  • Du hast die Schirmherrschaft über unsere Bestände, tätigst Bestellungen und verwaltest die Bestände
  • Du hast ein Auge für das Raum-Management insbesondere bei Küche, Konferenz- und Gemeinschaftsräumen
  • Du koordinierst unsere externen Dienstleister und Lieferanten und bist dabei qualitätsbewusst und packst selber mit an
  • Du führst eigenständig den Empfangsbereich und nimmst unsere Besucher*innen in Empfang
  • Du bist bei allgemeinen administrativen Aufgaben an Bord, schickst die Kollegen*innen auf Reisen und hilfst bei den Abrechnungen
  • Du organisierst gruppenweite Unternehmens- und Teamevents

Your profile

  • Du bringst eine passende abgeschlossene Ausbildung mit und überzeugst durch eine selbstständige, vorausschauende und zuverlässige Arbeitsweise.
  • Du verfügst über eine sehr gute Organisationsfähigkeit, eine ausgeprägte Hands-On-Mentalität und wenn es mal hektisch wird, verlierst du weder deinen Kopf noch deinen Humor
  • Du überzeugst durch deine sehr guten kommunikativen Fähigkeiten und deine hohe Kundenorientierung
  • Du bist internetaffin und kannst am PC arbeiten, MS Office und Google Workspace bedienst du im Schlaf
  • Du verfügst über eine professionelle Ausdrucksweise in schriftlicher und mündlicher Form auf Deutsch und Englisch

Bitte lass dich an dieser Stelle nicht von unserem Wunschzettel abschrecken - auch wenn du nicht alle Tickboxen checken kannst, freuen wir uns über dein Interesse daran, unser Team zu verstärken! Genau wie du uns hilfst, professioneller zu werden, helfen wir dir, gemeinsam mit uns zu wachsen.

Your benefits

  • Vorsorge ist besser als Nachsorge: Mit unserer Betrieblichen Altersvorsorge kannst du entspannt mit uns in die Zukunft blicken
  • Mentale und physische Gesundheit: Wir bieten wöchentliche Yogakurse an, haben die Möglichkeit zur Nettolohnoptimierung durch einen Zuschuss zur Fitnesstudio Mitgliedschaft, Lunchit oder Spendit und haben eine ausgebildete Mental-Health Ansprechpartnerin im Unternehmen
  • Mobilität: Mit einem Zuschuss zum Jobticket und der Möglichkeit zum Leasing eines Jobrads bleibst du mobil (und trägst gleichzeitig zum Klimaschutz bei)
  • Weiterbildung & spannende Formate: interne & externe Trainings, Task-Forces zu Themen wie Diversity & Klimaschutz, Roundtables (wir bringen Themen voran, die uns am Herzen liegen), Monthly Meetings (aktuelle Unternehmenszahlen und - ziele)
  • Und sowieso gilt: 30 Tage Urlaub (Betriebsferien über Weihnachten & Silvester), Laptop & iPhone auch zur privaten Nutzung, Hunde mögen wir auch und ja - hier kommt’s: Bio Obst, 1A Kaffee und regionale Getränke (und Playstation und Tischtennis)
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