Führen in Teilzeit

In den letzten Jahren ist eine verstärkte Trendwende zu beobachten: Die Rückkehr des Insourcings. Wir erinnern uns: In den 2000ern war “Outsourcing” das Mantra all jener Führungskräfte, die Kosten sparen wollten. Spätestens die Folgen der Massnahmen rund um Corona haben nun aber die Schattenseiten des Outsourcings sichtbar werden lassen. Immer mehr Unternehmen rudern wieder zurück: Sie insourcen. 

Das bedeutet häufig tiefgreifende Veränderungen für die Belegschaft. Im Folgenden klären wir, was genau Insourcing für das HR eines Unternehmens bedeutet. 

Das Herz des Prozesses

Insourcing ist mit einem hohen Koordinationsaufwand verbunden. Deshalb fällt dem Management eine zentrale Rolle zu. Es bietet sich an, hierfür eine neue Position bzw. ein neues Team zu implementieren, das Change Management. Falls dies nicht möglich ist, sollte man das Change Management einer bereits bestehenden Position zuschreiben. Für ein gelungenes Insourcing ist es essenziell, eine Ansprechperson respektive ein Ansprechteam zu haben. Nur so kann der Prozess strukturiert und geordnet ablaufen. 

Inventur der Fähigkeiten

Daraufhin gilt es, eine Bestandsaufnahme der im Unternehmen vorhandenen Fähigkeiten und Kompetenzen zu machen. Insourcing bedeutet, vereinfacht gesagt, dass Aufgaben, die vorher von externen Anbietenden erledigt wurden, nun von den Mitarbeitenden übernommen werden. Damit dies gelingt, muss zu Beginn des Prozesses geklärt werden, wer was erledigen kann. 

Sollte im Zuge dieses Schritts klar werden, dass essentielle Fähigkeiten fehlen, gibt es zwei Möglichkeiten, um gegen zu steuern. Zum einen kann man bereits vorhandene Teammitglieder weiterbilden. Zum anderen kann man neue Mitarbeitende einstellen. Welcher dieser Wege besser geeignet ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. 

Möglichkeit 1: Weiterbildungen

Diese Variante bietet sich vor allem dann an, wenn Mitarbeitende bereits verwandte Kompetenzen besitzen und man sie durch Schulungen weiterqualifizieren kann. Wichtig ist hierbei auch, die Arbeitslast zu beachten. Haben die Arbeitnehmenden bereits trotz Überstunden Probleme, alle Aufgaben zu bewältigen, sollte man ihnen durch das Insourcing nicht zusätzliche Belastungen aufbürden. Bevor man sich für diesen Weg entscheidet, muss man sich also fragen: "Können meine Mitarbeitende die gestiegene Arbeitslast bewältigen?” und “Gibt es die Möglichkeit, fehlende Qualifikationen durch Weiterbildungen zu erwerben?”. Sollte eine dieser Fragen nicht mit “ja” beantwortet werden können, dann bietet sich eher die zweite Möglichkeit an. 

Vorteile dieser Variante sind geringere Kosten für das Unternehmen sowie Weiterbildungen für die Mitarbeitenden. Demgegenüber stehen jedoch eine gestiegene Arbeitslast und eine mangelnde Erfahrung - diese kann nämlich auch die beste Schulung nicht ersetzen. Dadurch kann es vor allem am Anfang verstärkt zu Fehlern kommen.  

Möglichkeit 2: Das Recruiting 

Falls der oben beschriebene Weg keine Option ist, sollte man darüber nachdenken, neue Mitarbeitende einzustellen, die auf die neuen Aufgaben spezialisiert sind. Entscheidet man sich für diesen Schritt, ist es wichtig, rechtzeitig mit dem Recruiting zu beginnen. Je nach Position dauert dies durchschnittlich acht bis zwölf Wochen. Hinzu kommt noch die Einarbeitungsphase. Der Vorteil dieser Option ist ganz klar die Expertise, welche die neuen Teammitglieder mitbringen. Nachteile sind die auf Dauer höheren Kosten und mitunter auch der höhere Aufwand. Deshalb sollte man sich vorher fragen: “Ist die Komplexität der neuen Aufgaben so hoch, dass Neueinstellungen nötig sind?" und “Wären die höheren Lohnkosten auf Dauer tragbar?”.  

Werden mehr als nur ein paar Aufgaben zurückgeholt, kann es mitunter nötig sein, eine ganze Abteilung neu aufzubauen. Je nach benötigter Grösse der Abteilung wird dies gerne mal zur Mammutaufgabe. Externe Unterstützung kann hier das Mittel der Wahl sein. 

Ausdauer ist Trumpf

Insourcing ist kein Sprint, sondern ein Marathon. Deshalb ist für eine erfolgreiche Umstellung vor allem eine langfristige Personalstrategie notwendig. 

Doch unabhängig davon, wie die gestiegene Arbeitslast bewältigt wird, bedeutet Insourcing eine enorme Veränderung für Unternehmen und ihre Mitarbeitenden. Neue Teammitglieder kommen hinzu und müssen integriert werden, Kolleginnen und Kollegen werden zu Vorgesetzten, kurzum: die Beziehungen innerhalb der Firma verändern sich. Um diese Phase gut zu bewältigen, ist eine klare und offene Kommunikation seitens der Geschäftsleitung zentral. Das beinhaltet, Probleme genauso mitzuteilen wie Erfolge. Das Insourcing stellt euch vor mehr Herausforderungen als erwartet? Ihr merkt, dass sich die Dynamiken innerhalb des Teams in eine unerwünschte Richtung entwickeln? Sprecht so etwas offen an. Denn Insourcing ist ein umfassender Prozess, den man nur gemeinsam als Team bewältigen kann. 

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